Papier à lettres

La correspondance commerciale fait partie du quotidien professionnel : établissement de devis, factures, traitement des demandes et des réclamations, commande de marchandises, envoi de courriers publicitaires et de lettres d'accompagnement. Même à l'ère du tout numérique et des e-mails, les courriers commerciaux sur papier restent très populaires et sont très bien reçus.

Les papiers à lettres et cartes de visite comptent parmi les premières correspondances commerciales avec lesquelles on peut entrer en contact avec un client potentiel. Ils reflètent donc l'image extérieure et le professionnalisme d'une entreprise. Ainsi, la première impression peut être décisive pour le succès. En plus d'une mise en page attractive dans le corporate design, il existe des règles définies de forme et de conception, stipulées dans la norme DIN 5008. Nous vous les présentons ci-après ainsi que d'autres conseils utiles.

Un papier à lettres personnalisé augmente le professionnalisme et le niveau de reconnaissance

Pour avoir une correspondance commerciale homogène, une entreprise doit disposer pour chaque courrier d'un papier à lettres distinctif avec un niveau élevé de reconnaissance. Dans l'idéal, il existe un corporate design ou un manuel de la marque qui peut être utilisé facilement. Autrement, la présence Internet ou la mise en page des cartes de visite peut servir de base pour les couleurs et les différents éléments. Plus vous consacrez de temps au développement du design de votre papier à lettres, plus les utilisations seront variées et plus il sera unique. Demandez-vous ainsi à l'avance :

• Quel objectif doit-il remplir ? Pour la correspondance commerciale quotidienne, pour les factures ou pour les courriers publicitaires ?
• Est-il nécessaire de communiquer des messages publicitaires ? Mon logo doit-il servir d'accroche-regard ?
• Quelle est pour moi l'importance de la reconnaissance de mon entreprise ? En plus du logo et des couleurs de l'entreprise, est-il pour moi important d'appliquer des éléments de mon corporate design ?
• Mon papier à lettres doit-il se distinguer de la masse ou mettre des accents propres ?
• Un design marquant ou minimaliste est-il le plus adapté à ma personnalité ?

Création d'une lettre commerciale

Pour la plupart des personnes, la conception d'un papier à lettre ne semble pas particulièrement difficile : de nombreux modèles fournis dans des programmes de traitement de texte tels que Microsoft Word ou disponibles sur Internet permettent une adaptation facile dans la mise en page souhaitée avec son propre logo. Mais attention ! Ces modèles ne sont pas forcément adaptés aux courriers commerciaux professionnels. Veillez à bien faire attention à certains éléments :

• la division du champ d'adresse
• le bloc d'informations pour le numéro de dossier et le nom de l'interlocuteur (particulièrement important pour les administrations)
• l'en-tête et le pied de page (données commerciales)
• la date et le nom de l'expéditeur
• le champ de texte
• l'écriture des chiffres tels que les numéros de téléphone et les coordonnées bancaires, etc.
• la formule de salutation avec la signature et les sauts de ligne nécessaires

Création de courriers publicitaires forts

Malgré le développement de la publicité par e-mail, les courriers publicitaires ou mailings marketing restent un support publicitaire populaire pour

• attirer l'attention de nouveaux clients potentiels sur les propres produits ou services,
• conserver les clients fidèles par des offres et
• distribuer de manière ciblée des remises et bons-cadeaux pour des boutiques en ligne.

Des courriers publicitaires réussis permettent non seulement d'augmenter le chiffre d'affaires, mais contribuent également à la notoriété de la marque.

Conception et contenus des mailings aux clients

Les courriers commerciaux ne sont pas soumis aux règles d'une norme DIN et peuvent être conçus librement, en fonction des exigences d'une entreprise. Nous recommandons cependant de suivre les principes concernant le positionnement du champ d'adresse, du texte et de la ligne d'objet afin de garder le flux de lecture habituel.

En comparaison des courriers commerciaux, les courriers publicitaires ont pour objectif de « toucher les émotions » du lecteur au lieu de simplement l'informer. L'objet doit communiquer un message publicitaire fort afin que le lecteur n'ignore pas le courrier. Des paragraphes courts, des sous-titres et peu de surlignages rendent le courrier publicitaire agréable à lire.

Mesure du succès grâce aux possibilités de réponse

Une invitation claire sous la forme d'un numéro de téléphone bien visible, de l'utilisation d'un bon-cadeau ou du formulaire de réponse augmente les chances de succès. 

Utilisez pour cela une perforation dans le dernier tiers du papier à lettres afin que votre groupe cible puisse le découper facilement et vous le renvoyer à l'aide de l'enveloppe fournie. Nous vous recommandons pour cela d'utiliser un papier offset d'au moins 90 g/m². Ce papier est également adapté à l'impression recto-verso des courriers publicitaires.

Une carte-réponse sous la forme d'une carte postale pré-affranchie est également courante en fonction du groupe cible.

Impression et conception en ligne des papiers à lettres

Si vous ne possédez pas de grandes connaissances graphiques, utilisez l'outil de conception de SAXOPRINT. Téléchargez votre logo, établissez les éléments nécessaires tels que l'en-tête, le bloc d'informations et l'espace réservé pour le champ d'adresse. Les lignes auxiliaires et les trames vous aident à les orienter de manière bien alignée.